TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE SIGNIO

Versión: 2.0
Fecha de entrada en vigencia: 25-08-2026
Prestador del servicio: LEGOPSTECH S.A.S.
Domicilio contractual: Bogotá D.C., Colombia

1. Aceptación, naturaleza del servicio y derecho de uso

LEGOPSTECH S.A.S., sociedad comercial domiciliada en Colombia, ofrece SIGNIO, plataforma tecnológica bajo el modelo de Software como Servicio —SaaS— orientada a la gestión de procesos de firma electrónica de documentos, autenticación de firmantes, aceptación de medios electrónicos, trazabilidad, generación de evidencias electrónicas y conservación de información asociada al proceso de firma.

Estos Términos y Condiciones regulan la relación entre LEGOPSTECH y el Cliente respecto del acceso, contratación, uso, soporte, disponibilidad, conservación de información, tratamiento de datos personales, seguridad, límites de responsabilidad y demás condiciones aplicables a SIGNIO.

Al contratar, acceder o utilizar SIGNIO, el Cliente y sus Usuarios aceptan estos Términos, junto con la propuesta comercial, orden de servicio, contrato, anexos, políticas, manuales y demás documentos aplicables. Si el Cliente o el Usuario no está de acuerdo, deberá abstenerse de utilizar la Plataforma. El incumplimiento de estas condiciones podrá dar lugar a la suspensión del servicio, terminación contractual, cobro de perjuicios y ejercicio de las acciones legales correspondientes.

La contratación de SIGNIO otorga al Cliente un derecho de uso limitado, no exclusivo, no transferible, revocable y sujeto al alcance contratado, incluyendo funcionalidades, capacidades, Usuarios, consumos, integraciones, almacenamiento, soporte y servicios adicionales. Este derecho no implica cesión, licencia plena ni transferencia de propiedad intelectual sobre la Plataforma, su código, desarrollos, marcas, metodologías, documentación, diseños, bases tecnológicas, interfaces, procesos o cualquier otro activo de LEGOPSTECH.

SIGNIO se entrega bajo la modalidad SaaS, en el estado funcional disponible al momento de uso (“AS IS”), sin perjuicio de las mejoras, actualizaciones, mantenimientos, ajustes de seguridad, nuevas versiones o modificaciones que LEGOPSTECH implemente. Las funcionalidades disponibles dependerán del plan contratado, la propuesta comercial, la orden de servicio, el contrato correspondiente y la evolución de la Plataforma.

SIGNIO está orientado principalmente a clientes empresariales, profesionales, institucionales o personas que lo utilizan para fines contractuales, comerciales, legales, administrativos u operativos. Cuando el Cliente tenga la calidad de consumidor conforme a la normativa aplicable, LEGOPSTECH cumplirá las obligaciones exigibles en materia de información, canales de atención, protección contractual y comercio electrónico.

2. Definiciones

Para efectos de estos Términos:

SIGNIO o Plataforma es la solución SaaS desarrollada o administrada por LEGOPSTECH para gestionar procesos de firma electrónica, autenticación de firmantes, aceptación de medios electrónicos, trazabilidad, generación de evidencias electrónicas y conservación de información asociada al proceso de firma.

Cliente es la persona natural o jurídica que contrata SIGNIO y administra documentos, Usuarios, Firmantes, flujos, configuraciones, consumos e información asociada al servicio.

Usuario es la persona natural autorizada por el Cliente para acceder a SIGNIO y ejecutar acciones dentro de la Plataforma conforme al rol asignado.

Firmante es la persona natural que recibe un Documento para firmarlo electrónicamente a través de SIGNIO, en nombre propio o en representación de un tercero.

Documento es el Mensaje de Datos (ejm. contrato, formulario, autorización, declaración, comunicación, entre otros) cargado en SIGNIO para firma electrónica o digital.

Firma Electrónica es el método electrónico que permite identificar a una persona en relación con un mensaje de datos y asociarla con su contenido, siempre que sea confiable y apropiado para los fines para los cuales se utiliza, conforme a la Ley 527 de 1999, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Firma Digital es el mecanismo basado en certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada, cuando sea contratado como servicio adicional o integrado al flujo correspondiente.

Mensaje de Datos es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares.

Evidencia Electrónica son los registros generados o conservados por SIGNIO durante el proceso de firma, tales como fecha y hora de eventos, correo electrónico, número celular, dirección IP, OTP, aceptación de condiciones, eventos de apertura o firma, hash, constancias, logs y demás datos técnicos asociados.

Certificado o Constancia de Firma es el documento o reporte generado por SIGNIO que resume la trazabilidad y evidencias del proceso de firma.

Plan Contratado es el conjunto de funcionalidades, capacidades, Usuarios, documentos, firmas, consumos, integraciones, almacenamiento, soporte, niveles de servicio y condiciones comerciales contratadas por el Cliente.

Servicios de Terceros son los servicios, herramientas, infraestructuras, integraciones o componentes externos que puedan interactuar con SIGNIO, incluyendo correo electrónico, SMS, almacenamiento, autenticación, validación, nube, firma electrónica, firma digital, analítica, pasarelas, APIs o sistemas del Cliente.

3. Objeto, alcance y límites jurídicos del servicio

SIGNIO permite al Cliente gestionar procesos de firma electrónica de documentos mediante herramientas tecnológicas orientadas a facilitar la identificación del Firmante, la aceptación del uso de medios electrónicos, la trazabilidad del proceso, la integridad del documento firmado y la generación de evidencias electrónicas.

Según el alcance contratado, SIGNIO podrá permitir cargar documentos, configurar flujos de firma, registrar Firmantes y Usuarios, enviar solicitudes de firma, autenticar o validar Firmantes, capturar manifestaciones de voluntad, generar registros de trazabilidad, conservar evidencia electrónica, descargar documentos firmados, generar certificados o constancias, consultar estados, realizar firma masiva, habilitar mecanismos de verificación de documentos firmados, integrarse con otros sistemas y acceder a servicios adicionales.

SIGNIO es una herramienta tecnológica. No reemplaza el análisis jurídico del contenido de los documentos, la validación de capacidad legal, la verificación de facultades de representación, la revisión de suficiencia contractual, la evaluación de riesgos del negocio ni la determinación de si un documento resulta adecuado para una finalidad específica.

El Cliente conserva plena responsabilidad sobre el Documento, la operación jurídica, la información suministrada, la selección de Firmantes, la parametrización del proceso, las declaraciones incluidas, las autorizaciones obtenidas, los datos de contacto utilizados y la gestión de sus propios riesgos legales, comerciales, operativos y tecnológicos.

El uso de SIGNIO no implica la prestación de servicios jurídicos por parte de LEGOPSTECH. Las orientaciones generales sobre la Plataforma, firma electrónica, trazabilidad, integridad, autenticación o evidencia no constituyen concepto legal, revisión jurídica del Documento, validación del negocio subyacente ni garantía de exigibilidad, validez, suficiencia o resultado probatorio.

4. Naturaleza jurídica de la firma electrónica, documentos especiales y uso internacional

La firma electrónica gestionada a través de SIGNIO busca permitir la identificación del Firmante, su asociación con el Documento y la generación de evidencias del proceso. No obstante, la validez, eficacia, exigibilidad, oponibilidad o valor probatorio del Documento no depende únicamente de la herramienta tecnológica, sino también de factores como la capacidad de las partes, facultades de representación, ausencia de vicios del consentimiento, legalidad del objeto y causa, autenticidad de la información, correcta configuración del proceso, cumplimiento de formalidades y apreciación de la autoridad competente.

SIGNIO no convierte en válido, suficiente, exigible, oponible o ejecutable un Documento cuyo contenido, información, autorización, representación, consentimiento, formalidades o negocio jurídico subyacente presente errores, omisiones, inconsistencias, falsedades, ambigüedades o defectos imputables al Cliente, al Firmante o a terceros.

El Cliente reconoce que ciertos documentos, actos o negocios jurídicos pueden requerir formalidades adicionales, autenticaciones, reconocimientos, registros, solemnidades, documentos soporte, autorizaciones, aprobaciones internas o requisitos especiales para su validez, eficacia, exigibilidad u oponibilidad. El uso de SIGNIO no exonera al Cliente de verificar y cumplir dichos requisitos.

Cuando SIGNIO sea utilizado para documentos sometidos a leyes extranjeras, Firmantes ubicados fuera de Colombia o relaciones jurídicas internacionales, el Cliente será responsable de verificar la validez, admisibilidad y efectos de la firma electrónica conforme a la ley aplicable en la jurisdicción correspondiente.

5. Acceso, Usuarios, credenciales y comunicaciones electrónicas

Una vez suscrito el contrato, aceptada la orden de servicio, aprobada la propuesta comercial, aceptados los servicios en procesos autogestionados y realizados los pagos correspondientes, LEGOPSTECH pondrá a disposición del Cliente los accesos necesarios para el uso de SIGNIO. El acceso podrá realizarse mediante usuario y contraseña, SSO, directorio activo, tokens, APIs, credenciales técnicas u otros mecanismos contratados o disponibles.

El Cliente será responsable por la creación, administración, modificación, inactivación y control de sus Usuarios, así como por definir roles, permisos y niveles de acceso. Cada Usuario deberá mantener bajo estricta confidencialidad sus credenciales. Toda actividad realizada desde una cuenta válida se entenderá efectuada por el Usuario correspondiente o bajo responsabilidad del Cliente, salvo falla imputable exclusivamente a LEGOPSTECH.

El Cliente deberá reportar de inmediato cualquier pérdida, uso no autorizado, compromiso de credenciales, acceso indebido o incidente que pueda afectar la seguridad de su cuenta, de sus documentos o de la información administrada en SIGNIO.

La correcta utilización de SIGNIO requiere conexión a internet, dispositivos compatibles y condiciones técnicas adecuadas. LEGOPSTECH no responderá por fallas de conectividad, equipos, navegadores, redes, firewalls, sistemas internos o servicios contratados por el Cliente.

Las comunicaciones, solicitudes de firma, notificaciones, recordatorios, códigos, OTP o enlaces enviados a los correos electrónicos o números celulares registrados por el Cliente, Usuario o Firmante se entenderán remitidos válidamente a dichos canales. El Cliente será responsable por la exactitud y actualización de los datos de contacto utilizados en cada proceso.

Los enlaces, códigos OTP, accesos o mecanismos de firma podrán tener vigencia limitada por razones de seguridad, configuración o funcionamiento de la Plataforma. Vencido dicho término, el Cliente deberá generar, reenviar o solicitar una nueva solicitud de firma, según las funcionalidades disponibles. LEGOPSTECH no será responsable por la falta de firma cuando el proceso no sea completado dentro de los plazos habilitados, cuando el enlace expire, cuando el Firmante no acceda oportunamente o cuando los datos suministrados sean incorrectos o desactualizados.

6. Firmantes, documentos y parametrización del proceso

El Cliente y sus Usuarios serán responsables de registrar correctamente la información de los Firmantes, incluyendo nombres, identificación, correo electrónico, número celular, calidad en la que actúan, datos de representación y demás información necesaria para el proceso de firma.

Cuando un Firmante actúe en representación de una persona jurídica o de un tercero, el Cliente deberá verificar que cuente con capacidad, autorización, poder, mandato, representación legal o facultades suficientes para suscribir el Documento. SIGNIO no valida por sí mismo la existencia, vigencia o suficiencia de poderes, autorizaciones, certificados de existencia y representación legal, actas, nombramientos o autorizaciones internas.

LEGOPSTECH no será responsable por documentos firmados por personas sin capacidad legal, sin facultades suficientes, con facultades vencidas, limitadas o indebidamente acreditadas, ni por controversias derivadas de la calidad en que actúe el Firmante.

El Cliente es el único responsable por el contenido, legalidad, suficiencia, actualización, completitud y pertinencia de los documentos cargados o gestionados en SIGNIO. LEGOPSTECH no revisa, aprueba, interpreta ni valida el contenido jurídico, económico, técnico, operativo o comercial de los documentos, ni garantiza que sean exigibles, eficaces, ejecutables, oponibles, adecuados para una finalidad específica o suficientes para proteger los intereses del Cliente.

Antes de iniciar un proceso de firma, el Cliente deberá verificar que el Documento corresponda a la versión correcta, esté completo, no contenga errores, incluya anexos adecuados, identifique correctamente a los Firmantes y contenga las autorizaciones, declaraciones, aceptación de medios electrónicos y textos necesarios.

El Cliente garantiza que los documentos, imágenes, anexos, archivos o contenidos cargados en SIGNIO son de su propiedad, han sido obtenidos legítimamente o cuentan con las autorizaciones necesarias para su uso, circulación, tratamiento, firma y conservación.

LEGOPSTECH no será responsable por errores, omisiones, envíos equivocados, firmas incompletas, consumos indebidos, rechazos, vencimientos o fallas en el resultado del proceso derivados de parametrizaciones realizadas, solicitadas o aprobadas por el Cliente.

7. Proceso de firma, estados, autenticación y datos reforzados

El proceso de firma electrónica en SIGNIO podrá comprender, según la configuración disponible y el plan contratado, la carga del Documento, identificación de Firmantes, configuración del flujo, envío de solicitud de firma por medios electrónicos, acceso del Firmante al Documento, autenticación o validación, manifestación de voluntad, generación del Documento firmado, generación y conservación de evidencias, y notificación o entrega del Documento firmado a las partes autorizadas.

La trazabilidad dependerá de los eventos efectivamente ejecutados, los mecanismos configurados, los datos suministrados por el Cliente y el Firmante, y las funcionalidades contratadas. El Cliente reconoce que no todos los procesos de firma requieren los mismos niveles de autenticación, evidencia o seguridad, por lo que le corresponde seleccionar, según el riesgo y naturaleza del Documento, el flujo de firma y los mecanismos disponibles que resulten apropiados.

Los documentos enviados a firma podrán encontrarse en estados como enviado, pendiente, firmado, rechazado, cancelado, vencido o incompleto, según las funcionalidades disponibles. Un Documento solo se entenderá firmado electrónicamente por quienes hayan completado el proceso de firma correspondiente.

LEGOPSTECH no será responsable por documentos que no alcancen a ser firmados por causas atribuibles al Cliente, a los Firmantes, a datos errados, rechazo del Firmante, expiración de enlaces, falta de acceso a correo o celular, falta de gestión oportuna o configuraciones realizadas por el Cliente.

SIGNIO podrá disponer de mecanismos de autenticación o validación como correo electrónico, número celular, OTP, aceptación de términos, registros de navegación, validación de datos, evidencias de interacción, imagen fotográfica u otros mecanismos disponibles o contratados. La confiabilidad del proceso depende también de la calidad de los datos suministrados, la correcta identificación del Firmante, la seguridad de los canales de comunicación y el uso adecuado de la Plataforma.

El uso de mecanismos adicionales no implica que LEGOPSTECH garantice de forma absoluta la identidad del Firmante, la ausencia de suplantación, la suficiencia de su representación o la inexistencia de controversias futuras.

De manera opcional, se podrá solicitar la toma de una fotografía al firmante. El sistema de captura de fotografías implementado en SIGNIO tiene como finalidad complementar el proceso de firma con una ayuda probatoria adicional del proceso de firma. Este procedimiento solicita tres imágenes y realiza verificaciones básicas para garantizar que se trata de una persona (un humano). No obstante, se trata de validaciones que no equivalen a una prueba de vida ni a una verificación biométrica contra bases de datos oficiales.

Es fundamental precisar que la fotografía no constituye un requisito legal ni hace parte del proceso de validación de identidad, el cual se encuentra previamente asegurado mediante el token OTP y el cruce de datos proporcionados.

8. Evidencia electrónica, integridad, logs, constancias y verificación

SIGNIO podrá generar y conservar Evidencia Electrónica asociada al proceso de firma, incluyendo registros técnicos y funcionales como fecha y hora de eventos, correo electrónico, número celular, dirección IP, mecanismos de autenticación, aceptación de condiciones, eventos de apertura o firma, hash, constancias de firma y demás información generada conforme a sus funcionalidades.

LEGOPSTECH adoptará medidas razonables para preservar la integridad de los documentos firmados y de la evidencia electrónica generada en la Plataforma. Sin embargo, el Cliente será responsable por descargar, archivar, custodiar y conservar documentos y evidencias para sus fines legales, operativos, contables, probatorios o contractuales, salvo que haya contratado expresamente un servicio de almacenamiento o conservación específico.

La evidencia generada por SIGNIO constituye soporte tecnológico del proceso de firma. Su valoración como prueba dependerá de las reglas legales aplicables y de la apreciación de la autoridad competente. La alteración posterior de un Documento descargado, almacenado o manipulado por fuera de SIGNIO será responsabilidad de quien la realice. LEGOPSTECH no será responsable por modificaciones, pérdidas, daños o manipulaciones efectuadas sobre archivos descargados o almacenados por el Cliente, Usuarios, Firmantes o terceros.

SIGNIO podrá generar registros técnicos, logs de operación, eventos de seguridad y trazabilidad interna. LEGOPSTECH podrá conservarlos para seguridad, auditoría, soporte, prevención de fraude, cumplimiento legal, mejora del servicio y defensa de sus derechos. La entrega de logs al Cliente estará sujeta a disponibilidad técnica, pertinencia, confidencialidad, protección de datos personales, seguridad de la información, derechos de terceros y políticas internas de LEGOPSTECH. Los logs internos no reemplazan certificados, constancias o evidencias generadas para el Cliente.

SIGNIO podrá generar un Certificado o Constancia de Verificación del Proceso Firma que resuma el proceso y sus principales eventos. Este certificado no reemplaza el Documento firmado ni constituye garantía absoluta de validez, exigibilidad o ausencia de controversia; su finalidad es servir como soporte técnico de trazabilidad y evidencia del proceso electrónico. El Cliente será responsable de descargarlo, conservarlo y custodiarlo cuando lo requiera.

Cuando SIGNIO cuente con un portal, enlace, código, herramienta o mecanismo de verificación de documentos firmados, el Cliente y los Firmantes podrán utilizarlo conforme a las condiciones técnicas, comerciales y operativas vigentes. Su disponibilidad podrá depender de la vigencia del servicio, el plan contratado, la conservación de la información, la integridad del Documento consultado y las políticas técnicas de LEGOPSTECH. Este mecanismo no sustituye el Documento firmado, no constituye certificación jurídica absoluta y no garantiza aceptación sin discusión por autoridades, jueces, árbitros, contrapartes o terceros.

LEGOPSTECH podrá modificar, actualizar, suspender o reemplazar el mecanismo de verificación por razones técnicas, legales, comerciales, de seguridad o evolución de la Plataforma.

La contratación de SIGNIO no incluye, por sí sola, acompañamiento probatorio, peritajes, asistencia en litigios, declaraciones técnicas, comparecencia ante autoridades ni conceptos jurídicos o técnicos especializados.

9. Firma masiva, APIs, integraciones, terceros y servicios adicionales

Cuando el Cliente utilice o solicite apoyo para procesos de firma masiva, será responsable exclusivo de entregar información completa, exacta, actualizada y verificada sobre Firmantes, documentos, destinatarios, campos variables, correos electrónicos, números celulares, identificaciones y demás datos necesarios para la distribución.

LEGOPSTECH no será responsable por errores derivados de información incompleta, errónea, desactualizada, duplicada o mal estructurada. Los consumos, documentos, envíos o firmas generados por errores imputables al Cliente se entenderán efectivamente causados y podrán ser cobrados o descontados del plan contratado, salvo pacto expreso en contrario.

Cuando el Cliente utilice APIs, webhooks, tokens, credenciales técnicas o integraciones con SIGNIO, será responsable por su custodia, uso seguro, administración, rotación, restricciones de acceso y monitoreo. También deberá suministrar la información técnica necesaria, garantizar la disponibilidad de sus sistemas, gestionar permisos, validar ambientes de prueba y producción, y aprobar condiciones técnicas y de seguridad de la integración.

SIGNIO podrá integrarse con Servicios de Terceros, tales como proveedores de correo electrónico, SMS, almacenamiento, autenticación, nube, analítica, validación de identidad, pasarelas, sistemas del Cliente u otras herramientas externas. LEGOPSTECH no será responsable por integraciones mal implementadas, consumos indebidos, accesos no autorizados, errores derivados de sistemas externos del Cliente, ni por fallas, indisponibilidad, retrasos, cambios, restricciones, costos, políticas, decisiones, bloqueos o afectaciones de servicios de terceros, salvo culpa grave o dolo comprobado de LEGOPSTECH.

El Cliente podrá acceder a servicios adicionales cuando estos sean ofrecidos por LEGOPSTECH y contratados en la propuesta comercial, contrato, orden de servicio, documento particular o sistemas autogestionados de la Plataforma. Todo servicio no incluido expresamente en el plan podrá generar costos adicionales, que deberán ser aceptados por el Cliente antes de su ejecución.

Algunos servicios podrán ser operados por terceros aliados o proveedores, caso en el cual podrán aplicar condiciones particulares de activación, uso, responsabilidad, disponibilidad y tratamiento de información.

10. Planes, condiciones económicas, vigencia, conservación y eliminación

El alcance específico de SIGNIO dependerá del Plan Contratado y de lo previsto en la propuesta comercial, contrato u orden de servicio.

El Cliente deberá pagar los valores, tarifas, cargos, renovaciones, paquetes, consumos, integraciones, personalizaciones, almacenamiento adicional, soporte especial o demás conceptos establecidos en la propuesta comercial, contrato, orden de servicio o plan contratado. La falta de uso total o parcial de documentos, firmas, consumos, Usuarios o funcionalidades contratadas no dará lugar a devolución de dinero, salvo pacto escrito en contrario.

La vigencia del servicio será la prevista en la propuesta comercial, contrato, orden de servicio o plan contratado. Si no se pacta regla especial, la suscripción tendrá una vigencia de un (1) año contado a partir de la fecha de activación, la cual está indicada en la sesión de “Gestión de Cuenta”. La suscripción se renovará conforme a dichos documentos. Si no se pacta regla especial, la renovación será automática. Si el Cliente no desea renovar, deberá informarlo por escrito con la anticipación pactada o, si no existe plazo específico, con al menos treinta (30) días calendario de anticipación al vencimiento.

En caso de mora, LEGOPSTECH podrá suspender total o parcialmente el acceso a SIGNIO, sin perjuicio de intereses, gastos de cobranza y demás valores aplicables. Salvo pacto distinto, podrá suspender el servicio cuando exista falta de pago dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de pago pactada. La no suspensión inmediata no implica aceptación del incumplimiento ni renuncia a derechos.

Durante la vigencia del servicio, LEGOPSTECH conservará documentos y evidencias electrónicas conforme al plan contratado, capacidad de almacenamiento disponible, políticas internas, instrucciones del Cliente y obligaciones legales aplicables. La información podrá almacenarse en servidores o repositorios administrados por LEGOPSTECH o por terceros proveedores tecnológicos contratados para la operación de la Plataforma.

Cuando se acuerde que la información será almacenada en servidores, repositorios o infraestructuras del Cliente, este será responsable por su seguridad, disponibilidad, integridad y respaldo.

El Cliente deberá descargar y conservar copias de documentos firmados y sus evidencias cuando lo requieran sus políticas internas, necesidades probatorias, obligaciones regulatorias o deberes de archivo.

Terminada la relación contractual, el Cliente podrá descargar o solicitar la exportación de la información disponible dentro del plazo pactado. Si no se ha pactado plazo específico, contará con sesenta (60) días calendario. Vencido dicho plazo, LEGOPSTECH podrá eliminar o anonimizar la información, salvo aquella que deba conservarse por obligación legal, requerimiento de autoridad, defensa de derechos, auditoría, seguridad, prevención de fraude, trazabilidad del servicio o cumplimiento de obligaciones pendientes. Una vez eliminada, su recuperación podrá ser técnicamente imposible.

11. Protección de datos personales

Las partes cumplirán la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables. Salvo pacto distinto, el Cliente actuará como Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales de Usuarios, deudores, firmantes, representantes, trabajadores, contratistas, clientes, proveedores, endosatarios o terceros tratados a través de SIGNIO. LEGOPSTECH actuará como Encargado del Tratamiento cuando trate datos por cuenta y bajo instrucciones del Cliente para prestar el servicio.

El Cliente será responsable de informar a los Titulares, obtener autorizaciones, definir finalidades, habilitar canales de atención, atender consultas y reclamos, fijar tiempos de conservación y cumplir las obligaciones del Responsable. LEGOPSTECH tratará datos personales para prestar el servicio, operar la Plataforma, gestionar soporte, conservar trazabilidad, generar evidencias, administrar y custodiar pagarés electrónicos, garantizar seguridad, cumplir obligaciones legales o contractuales, prevenir fraude, atender autoridades y ejecutar finalidades autorizadas o permitidas por la ley.

Cuando LEGOPSTECH trate datos para finalidades propias, como gestión comercial, facturación, cobranza, soporte, mercadeo, comunicaciones institucionales o administración contractual, actuará como Responsable conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales.

https://app.legops.com/termsapi/applications/public/terms/politica_tratamiento_de_datos_personales?language=es

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria y demás derechos previstos en la ley ante el Responsable correspondiente. Cuando LEGOPSTECH actúe como Encargado, colaborará razonablemente con el Cliente para atender las solicitudes que éste deba gestionar.

12. Seguridad de la información y responsabilidad compartida

LEGOPSTECH implementará medidas razonables de seguridad técnica, administrativa y organizativa orientadas a proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad, originalidad, unicidad, inalterabilidad y trazabilidad de la información y de los pagarés electrónicos gestionados en SIGNIO. Estas medidas podrán incluir controles de acceso, cifrado en tránsito o reposo cuando aplique, registros de actividad, copias de respaldo, monitoreo, segregación de ambientes, gestión de incidentes, controles de infraestructura y políticas internas de seguridad.

El Cliente reconoce que ningún sistema tecnológico es completamente inmune a riesgos de seguridad, indisponibilidad, errores, vulnerabilidades, accesos no autorizados o fallas externas. LEGOPSTECH no garantiza seguridad absoluta, pero desplegará esfuerzos razonables y proporcionales para mitigar dichos riesgos.

La seguridad de SIGNIO se basa en un modelo de responsabilidad compartida. LEGOPSTECH será responsable de las medidas razonables asociadas a la Plataforma, su infraestructura administrada, controles internos, repositorios bajo su control y proveedores tecnológicos, dentro del alcance que le corresponda. El Cliente será responsable de la seguridad de sus Usuarios, dispositivos, redes, credenciales, permisos, documentos descargados, repositorios propios, sistemas integrados y decisiones internas de acceso o configuración.

LEGOPSTECH podrá realizar respaldos, copias de seguridad, monitoreo, controles de disponibilidad y procedimientos de recuperación conforme a sus políticas internas, al plan contratado y a las condiciones técnicas de la Plataforma. Estos respaldos no sustituyen el deber del Cliente de descargar, archivar y conservar documentos y evidencias cuando corresponda ni reemplazan el procedimiento especial de custodia del original electrónico.

En caso de incidentes de seguridad que afecten materialmente la Plataforma, la información del Cliente o los pagarés electrónicos custodiados, LEGOPSTECH activará sus protocolos internos de gestión, contención, análisis y comunicación, según corresponda y conforme a la ley aplicable.

13. Soporte técnico y acuerdos de nivel de servicio

Soporte técnico. Durante la vigencia del servicio, LEGOPSTECH prestará soporte técnico y funcional básico sobre el funcionamiento de la Plataforma contratada, dentro del alcance previsto en estos Términos. El soporte estará orientado a atender Errores y Solicitudes relacionados con el uso de la Plataforma y no comprende actividades excluidas expresamente en esta cláusula ni servicios profesionales adicionales que no hayan sido contratados.

Canales de soporte. Todo requerimiento deberá ser registrado como Ticket a través del botón de ayuda disponible en la Plataforma, la herramienta de soporte definida por LEGOPSTECH o, de manera excepcional cuando dichos canales no estén disponibles, mediante el correo soporte@legops.com. Los requerimientos presentados por canales distintos no se considerarán Tickets para efectos de trazabilidad, clasificación, atención, medición de tiempos o aplicación de los ANS, salvo pacto expreso en contrario.

Horario de soporte. Salvo que exista con el Cliente un esquema diferente, el soporte se prestará de lunes a viernes, en días hábiles en Colombia, de 8:30 a.m. a 6:00 p.m. (horas hábiles de soporte).

Clasificación de tickets. Los Tickets serán clasificados por LEGOPSTECH como Errores o Solicitudes.

Se entenderá por Error toda falla técnica, interrupción, defecto o comportamiento anómalo atribuible a la Plataforma que impida, limite o afecte su uso por parte del Cliente.

Se entenderá por Solicitud cualquier requerimiento que no corresponda a un Error, incluyendo consultas de uso de la Plataforma, solicitudes de configuración, generación y revisión de reportes, inquietudes sobre el alcance del servicio, requerimientos de información o ajustes no derivados de fallas técnicas.

Cuando el Ticket corresponda a una solicitud de mejora, solicitud de contacto comercial para adquisición o renovación de servicios, procesos de activación de servicios, peticiones, quejas o reclamos —PQRs—, LEGOPSTECH lo escalará al área interna encargada para su análisis y gestión, dejando constancia de dicho escalamiento al Cliente. En estos casos, el Ticket será cerrado, en la medida en que no corresponde a un Error ni a una Solicitud en los términos de esta cláusula. El cierre del Ticket no implica la aceptación, aprobación o ejecución automática de la mejora, requerimiento o PQR, los cuales serán atendidos conforme a los procedimientos internos, prioridades, tiempos y condiciones aplicables según su naturaleza.

Prioridad de los Errores

Los Errores serán clasificados por LEGOPSTECH según su impacto real en la operación del Cliente, el número de usuarios afectados, la criticidad de la funcionalidad comprometida y la existencia de alternativas razonables de uso:

Solicitudes

Las Solicitudes no estarán sujetas a un tiempo específico de resolución. LEGOPSTECH realizará una revisión inicial dentro de las cuatro (4) horas hábiles siguientes al registro del Ticket y, en ese momento, podrá solicitar información complementaria o informar al Cliente el tiempo estimado de respuesta, según la naturaleza, alcance y complejidad de la Solicitud.

Tiempo de resolución

El tiempo de resolución corresponde al plazo objetivo para entregar la solución del Ticket, según su naturaleza y prioridad.

La resolución no implica necesariamente el desarrollo de nuevas funcionalidades, personalizaciones, cambios de producto, integraciones, ajustes no estándar o resultados que dependan de terceros, del Cliente o de factores fuera del control razonable de LEGOPSTECH.

Información necesaria para la atención

Los tiempos de resolución sólo serán aplicables respecto de Tickets completos, claros y debidamente registrados. Cuando LEGOPSTECH solicite información adicional, los tiempos de resolución se suspenderán o empezarán a contarse únicamente desde el momento en que el Cliente entregue la información completa y suficiente. Si la información es incompleta, contradictoria o insuficiente, el Ticket podrá mantenerse en estado pendiente hasta su aclaración.

Disponibilidad mensual

LEGOPSTECH asegura una disponibilidad mensual de la Plataforma del 99,7% , calculada sobre el total de minutos del respectivo mes calendario, excluyendo los eventos no imputables a LEGOPSTECH y las exclusiones previstas en esta cláusula.

Para estos efectos, se entenderá por indisponibilidad el periodo durante el cual la Plataforma contratada no se encuentre disponible de forma general para el Cliente por causas atribuibles a LEGOPSTECH.

Mantenimientos

LEGOPSTECH podrá realizar mantenimientos preventivos, correctivos, evolutivos o de seguridad sobre la Plataforma. Cuando se trate de mantenimientos programados que puedan generar indisponibilidad o afectación relevante, LEGOPSTECH los informará previamente al Cliente por los medios disponibles.

Los mantenimientos programados, ventanas de actualización, ajustes de seguridad, pruebas controladas o intervenciones necesarias para preservar la estabilidad, integridad o seguridad de la Plataforma no se computarán como indisponibilidad para efectos del compromiso de disponibilidad mensual.

Exclusiones del soporte y de los ANS

Los tiempos de soporte, resolución y disponibilidad no aplicarán frente a eventos derivados de: fuerza mayor o caso fortuito; fallas de internet, redes, conectividad, infraestructura, equipos, navegadores, dispositivos, software o sistemas del Cliente; servicios, integraciones, APIs, bases de datos, proveedores, pasarelas, sistemas de autenticación, correo electrónico, nube, autoridades, operadores o terceros no controlados por LEGOPSTECH; uso indebido de la Plataforma; incumplimiento de instrucciones, manuales o políticas de uso; errores de configuración atribuibles al Cliente; parametrizaciones incompletas o incorrectas; falta, demora o insuficiencia de información; suspensión del servicio por mora o incumplimiento contractual; accesos no autorizados imputables al Cliente o sus usuarios; funcionalidades beta, pruebas piloto, desarrollos especiales o personalizaciones no incluidas en el servicio estándar.

Tampoco hacen parte del soporte ordinario ni de los ANS: asesoría jurídica sobre casos concretos; revisión, redacción, aprobación o validación jurídica de contratos, pagarés, cartas de instrucciones, demandas, memoriales, formularios, declaraciones o documentos del Cliente; validación de capacidad, representación, legitimación, suficiencia probatoria, exigibilidad, viabilidad judicial o conveniencia legal de una operación; definición de estrategias de cobro, litigio, cumplimiento, vinculación de terceros o gestión legal; representación judicial o extrajudicial; elaboración de peritajes, informes técnicos especiales o conceptos ampliados; capacitación no incluida en la orden de servicio; migraciones, cargas masivas, desarrollos, integraciones, automatizaciones, cambios de configuración o mejoras no contratadas.

Acuerdos especiales

Si la orden de servicio, contrato, propuesta comercial, anexo especial del producto o anexo de soporte establece condiciones particulares de soporte, disponibilidad, horarios, canales, prioridades, tiempos o niveles de servicio, prevalecerá lo previsto en dichos documentos sobre esta cláusula.

14. Terminación y efectos

LEGOPSTECH podrá terminar anticipadamente el servicio por incumplimiento grave o reiterado, mora, uso indebido, vulneración de derechos de terceros, afectación de seguridad, conductas que hagan inviable la continuidad del servicio, violación de confidencialidad, incumplimiento grave no subsanado dentro del plazo otorgado o demás causales previstas en documentos contractuales. Serán también causales de terminación el mutuo acuerdo y la no renovación.

La terminación no libera obligaciones causadas ni afecta cláusulas que deban subsistir, incluyendo confidencialidad, propiedad intelectual, protección de datos, limitación de responsabilidad, indemnidad, solución de controversias, ley aplicable y conservación probatoria.

Terminada la relación, el Cliente podrá solicitar la exportación de su información dentro de un plazo de sesenta (60) días calendario, salvo que exista un plazo distinto pactado en la propuesta comercial, contrato, orden de servicio o documento particular. Vencido dicho plazo, LEGOPSTECH podrá eliminar la información, salvo aquella que deba conservarse por obligación legal, orden de autoridad, seguridad, auditoría, defensa de derechos, trazabilidad o reclamaciones pendientes.

Salvo pacto distinto, los documentos, consumos o saldos no utilizados no serán reembolsables. Si la terminación ocurre por incumplimiento imputable al Cliente, no habrá devolución de sumas pagadas.

15. Propiedad intelectual, confidencialidad y cookies

SIGNIO, incluyendo su software, código, arquitectura, interfaces, documentación, metodologías, marcas, desarrollos, integraciones, procesos y funcionalidades, es de propiedad exclusiva de LEGOPSTECH o de sus licenciantes. El Cliente no adquiere derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma y no podrá modificarla, copiarla, reproducirla, descompilarla, explotarla, sublicenciarla, hacer ingeniería inversa ni transformarla sin autorización previa y escrita de LEGOPSTECH.

El Cliente conserva la titularidad sobre los pagarés electrónicos, documentos, datos e información que cargue o genere en SIGNIO, autorizando a LEGOPSTECH para almacenarlos, procesarlos, transmitirlos, conservarlos, administrarlos y custodiarlos únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio. La contratación de SIGNIO no implica cesión, licencia ni autorización de uso sobre marcas, signos distintivos o activos de LEGOPSTECH.

Las partes mantendrán reserva sobre la información confidencial conocida con ocasión de la contratación, activación, soporte, operación, administración, custodia o uso de SIGNIO. LEGOPSTECH solo usará la información del Cliente para prestar el servicio, brindar soporte, garantizar seguridad, cumplir obligaciones legales o contractuales, o defender sus derechos. La confidencialidad no aplicará frente a información pública, conocida legítimamente, revelada con autorización o requerida por autoridad competente.

SIGNIO podrá utilizar cookies o tecnologías similares para fines operativos, de autenticación, seguridad, sesión, analítica, trazabilidad y funcionamiento. El Usuario podrá bloquearlas o eliminarlas desde su navegador, aunque ello podrá afectar la disponibilidad o funcionalidad del servicio. La información temporal de sesión no será compartida con terceros, salvo cuando sea necesario para prestar el servicio, garantizar seguridad o cumplir obligaciones legales.

16. Responsabilidad, limitación, indemnidad y declaraciones del Cliente

En ningún caso LEGOPSTECH será responsable por daños indirectos, incidentales, consecuenciales, punitivos o especiales, pérdida de ingresos, pérdida de negocio, pérdida de información no imputable directamente, afectación reputacional o reclamaciones de terceros derivadas del uso indebido de SIGNIO.

Salvo dolo o culpa grave comprobada, la responsabilidad total y acumulada de LEGOPSTECH por cualquier reclamación relacionada con SIGNIO se limitará al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los tres (3) meses calendario anteriores al hecho que originó la reclamación, sin exceder el valor del plan o servicio contratado vigente al momento del hecho.

El Cliente mantendrá indemne a LEGOPSTECH, sus administradores, trabajadores, contratistas, afiliadas y proveedores frente a reclamaciones, sanciones, demandas, daños, perjuicios, costos, gastos u honorarios derivados del uso indebido de SIGNIO; de los documentos, datos o información cargada por el Cliente; del tratamiento no autorizado de datos personales; de la falta de autorización, capacidad o representación de Firmantes; del incumplimiento de obligaciones legales o contractuales del Cliente; de reclamaciones de Firmantes, terceros o autoridades relacionadas con documentos, procesos o datos gestionados por el Cliente; de la violación de derechos de terceros; o del incumplimiento de estos Términos.

El Cliente declara que conoce el alcance funcional de SIGNIO, que lo considera adecuado para sus necesidades y que es responsable por sus documentos, operaciones, procesos, parametrizaciones, Usuarios y Firmantes. SIGNIO no constituye asesoría jurídica permanente ni garantiza, por sí solo, la validez, exigibilidad, suficiencia jurídica, resultado probatorio, ausencia de controversias, inexistencia de cuestionamientos o aceptación por autoridades, jueces, árbitros, contrapartes o terceros.

17. Modificación, prevalencia documental, documentos complementarios, ley aplicable y notificaciones

LEGOPSTECH podrá modificar estos Términos para reflejar cambios legales, técnicos, operativos, comerciales, de seguridad o de funcionamiento de SIGNIO. La versión actualizada podrá ser publicada en la Plataforma, enviada por correo electrónico o comunicada por cualquier medio definido por LEGOPSTECH. El uso continuado después de la entrada en vigencia de las modificaciones se entenderá como aceptación. Cuando una modificación implique un cambio sustancial en las obligaciones del Cliente o en el alcance del servicio contratado, LEGOPSTECH lo informará con antelación razonable.

En caso de contradicción entre documentos, prevalecerá el siguiente orden, salvo pacto expreso en contrario: (i) orden de servicio, propuesta comercial o contrato particular; (ii) anexo especial de SIGNIO; (iii) anexos de tratamiento de datos personales, seguridad de la información, soporte, niveles de servicio, APIs o integraciones; (iv) estos Términos; y (v) políticas generales publicadas por LEGOPSTECH.

El Cliente no podrá ceder su posición contractual, cuenta, licencia, derechos u obligaciones sin autorización previa y escrita de LEGOPSTECH. LEGOPSTECH podrá ceder o transferir su posición contractual a una afiliada, vinculada, sucesor, adquirente, entidad resultante de una reorganización empresarial o tercero que asuma la prestación del servicio, siempre que ello no afecte los derechos del Cliente.

Ninguna parte será responsable por incumplimientos o demoras derivados de fuerza mayor, caso fortuito o circunstancias fuera de su control razonable, incluyendo fallas generalizadas de internet, ataques informáticos, actos de autoridad, interrupciones de servicios públicos, fallas de proveedores críticos o eventos de seguridad no imputables. La parte afectada deberá informar a la otra, cuando sea posible, y adoptar medidas razonables para mitigar sus efectos.

La nulidad, invalidez o ineficacia total o parcial de alguna disposición no afectará la validez de las demás cláusulas, que continuarán produciendo plenos efectos.

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia, especialmente las aplicables a mensajes de datos, comercio electrónico, firma electrónica, protección de datos personales, propiedad intelectual, obligaciones contractuales y prueba electrónica. Las controversias relacionadas con SIGNIO serán sometidas inicialmente a negociación directa por treinta (30) días calendario desde la recepción de la reclamación escrita. Si no hay acuerdo, las partes podrán acudir a la jurisdicción ordinaria competente en Colombia, salvo pacto distinto en documento particular.

Para efectos contractuales, el domicilio será Bogotá D.C., Colombia, salvo pacto distinto. Las notificaciones al Cliente se enviarán a los correos registrados en la propuesta comercial, contrato, orden de servicio o Plataforma, siendo su responsabilidad mantenerlos actualizados. Las notificaciones a LEGOPSTECH deberán remitirse al correo indicado en la carátula, propuesta comercial, contrato, orden de servicio o, en su defecto, al correo de notificaciones contractuales señalado en estos Términos.